Dé opleidingensite voor hbo en hoger
Gepubliceerd op: 27 maart 2013
Auteur:
Functie: Directeur, trainer en coach
Organisatie: Reddin Nederland


Verbeter de effectiviteit van uw team

Efficiency en effectiviteit is een van de belangrijkste aanpakken voor een bedrijf. Vooral wanneer het financieel in zwaar weer zit. Hoe haal je meer uit teamwork? Lees hier hoe je de effectiviteit van een team kunt vergroten.

Je kent de uitspraak wel: ik wens je veel personeel! Degene die een dergelijke uitspraak doet, is veelal onmachtig om met zijn teamleden zodanig om te gaan, dat de teameffectiviteit maximaal is.

Effectieve teams steken al hun energie in het bereiken van resultaten. Een effectief team wordt gekenmerkt door zelfvertrouwen; de teamleden weten waar hun kracht ligt en gebruiken die om hun doelen te bereiken. De teamleden vertrouwen op elkaar voor hulp, feedback en motivatie. Effectieve teams hebben bepaalde fundamentele kenmerken. We zullen de meest belangrijke achtereenvolgens, in het kort, behandelen. Daarna beschrijven we hoe je een succesvol team kunt bouwen.

Kenmerken van effectieve teams

Een effectief team weet precies wat zijn bestaansreden is en wat zijn doelen zijn.
Gemeenschappelijke doelen leiden tot betrokkenheid en inzet. De leider van een team zorgt er dan ook voor dat alle teamleden betrokken zijn bij het bepalen van de teamdoelen.

Een effectief team gaat creatief te werk.

Een blij samenwerkend team

Creativiteit en de bereidheid om te experimenteren zijn belangrijke kenmerken van een effectief team. Zulke teams nemen afgewogen risico´s door verschillende benaderingswijzen uit te proberen. In het omgaan met problemen en beslissingen zijn ze flexibel en creatief.

Een effectief team richt zich op resultaten.

Het beste bewijs dat een team goed functioneert, ligt in het vermogen om te bereiken wat beoogd wordt. Een effectief team is in staat meer te bereiken dan de som van de individuele inspanningen van de teamleden (we noemen dit synergie). Samen staan ze voor het beste resultaat.

Een effectief team zorgt ervoor dat taken en verantwoordelijkheden duidelijk zijn.

Voor alle teamleden in een effectief team zijn de taken en verantwoordelijkheden duidelijk. Elk teamlid weet wat er van hem verwacht wordt en wat de rol van de ander is.

Een effectief team is goed georganiseerd.

Vanaf het begin maakt een effectief team afspraken en stelt grondregels en procedures op. Een team heeft structuur nodig om te kunnen voldoen aan de eisen die elke taak stelt.

Een effectief team is gebaseerd op individuele kracht

Trainers van sportteams houden voortdurend bij wat de sterke punten van hun spelers zijn. De leider van een effectief team doet hetzelfde met de kennis, de vaardigheden en de talenten in zijn team.

Een effectief team ondersteunt leiderschap en elkaar.

Leiderschapstaken in een effectief team worden onder elkaar verdeeld. Elk lid kan leiderschapstaken op zich nemen.

Een effectief team ontwikkelt een teamklimaat.

Het is kenmerkend voor een effectief team dat de teamleden goed en met enthousiasme kunnen samenwerken. Teamleden zijn betrokken op elkaar en beschikken over een grote groepsenergie.

Een effectief team lost onenigheid op.

Onenigheid komt in elk team voor. De teamleden herkennen conflicten en proberen ze op te lossen door openhartige gesprekken die dankzij het wederzijdse vertrouwen niet uit de hand lopen.

Een effectief team gaat open met elkaar om.

Leden van een effectief team gaan open en direct met elkaar om. Iedereen vraagt de anderen om suggesties, overweegt die serieus en bouwt erop voort.

Een effectief team neemt objectieve beslissingen.

Effectieve teams hebben een goed gefundeerde en proactieve manier om problemen op te lossen en beslissingen te nemen. Ze begrijpen en accepteren alle besluiten volledig en komen met plannen voor onvoorziene gebeurtenissen.

Een effectief team evalueert het eigen functioneren.

Regelmatig onderzoekt een effectief team het eigen functioneren. Als er problemen rijzen die het boeken van resultaten in de weg staan, kunnen die worden opgelost voordat ze uit de hand lopen.

Het opbouwen van effectieve teams

In onze trainingen en seminars wordt met behulp van de 3-D theorie van prof. dr. Reddin, een gemeenschappelijk referentiekader geboden, zowel op het gebied van taken en verantwoordelijkheden, als op het gebied van leidinggeven en samenwerken. Niets is zo praktisch als een goede theorie, die juist wordt toegepast. Wil je bouwen aan een team dat succesvol zal zijn, dan is het hebben van een routekaart die je naar je eindbestemming brengt, effectief en efficiënt. De route die je kiest mag misschien, afhankelijk van je team, wat afwijken, maar alle effectieve teams in ontwikkeling leggen in grote lijnen dezelfde weg af.

In de eerste fase van de opbouw van een team bestaat er bij de teamleden een zekere mate van enthousiasme en motivatie. Ze zijn nog wat onzeker omdat ze nog niet weten wat er van hen verwacht wordt. Daarom is de houding afwachtend en is het team afhankelijk van de teamleider.

In deze eerste fase op weg naar een effectief team gaat het erom de individuele leden op één lijn te krijgen: wat zijn de teamdoelen? Samen met je team werk je in deze fase aan de volgende opdrachten:

  • Formuleer de doelstellingen van je team (waarom bestaat dit team?, wie zijn de belanghebbenden?)
  • Maak een lijst van teamdoelen en prioriteiten (SMART)
  • Stel vast wat de richtlijnen zijn (normen, regels, procedures, voorschriften)
  • De taakgerichtheid in deze fase is hoog en de relatiegerichtheid nog laag.

In de tweede fase van de opbouw van een team ontdekken de teamleden dat er een discrepantie bestaat tussen de aanvankelijke verwachtingen en de werkelijkheid. De teamleden doen pogingen een onafhankelijke positie te verkrijgen. Doelstellingen, taken en verantwoordelijkheden worden weer in discussie gebracht. Allerlei negatieve reacties tussen teamleden onderling treden op maar zijn vaak ook gericht op de teamleider. De motivatie en de inzet zullen hierdoor aanvankelijk dalen. Deze lastige situaties moet je het hoofd bieden.

In deze fase op weg naar een effectief team gaat het erom de taken en verantwoordelijkheden van de individuele teamleden helder te krijgen. Als dit duidelijk is weet het team wat er gebeuren moet om resultaten te bereiken. Er zijn twee soorten taken die verduidelijkt moeten worden: de taken waarbij het gaat om bepaalde werkzaamheden en taken die draaien om het teamproces.
Belangrijk in deze fase is dat je het team actief betrekt bij het formuleren van taken en verantwoordelijkheden. Als je samen met de teamleden beslist, neemt hun betrokkenheid bij het team toe.

In de derde fase van de opbouw van een team begint een gezamenlijkheid en echte samenwerking op te komen. Spanningen tussen teamleden nemen af en onderlinge waardering en vertrouwen nemen toe. Conflicten worden tot een oplossing gebracht. Productiviteit, plezier in het werk en de trots op het team nemen toe. Om succes te hebben met je team moet je (team):

  • onderlinge feedback stimuleren
  • bereid zijn conflicten op te lossen
  • samenwerken om creatiever te zijn
  • in toenemende mate teambeslissingen nemen

In de vierde fase van de opbouw van een team hanteert het team op de juiste wijze de verschillende bevoegdheden en verantwoordelijkheden. De teamleden spreken elkaar aan en geven elkaar feedback. Ze vertrouwen elkaar en vullen elkaar aan. Ze kunnen autonoom werken en ze nemen werk van elkaar over. Alle acties en handelingen zijn gericht op het bereiken van de resultaten. Er is sprake van een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Als je met je team in deze fase terecht gekomen bent, kun je zien dat het je gelukt is om van een 'samengeraapt' groepje mensen een effectief team te maken.

Je doel is nu om dit vast te houden. Wat te doen?

  • Houd de voortgang in de gaten
  • Moedig mensen aan betrokken te blijven
  • Geef het teamoverleg af en toe een opfrisser
  • Vier de successen die geboekt worden!