Dé opleidingensite voor hbo en hoger
Gepubliceerd op: 1 februari 2012
Auteur:
Organisatie: Streng Dijkerman & Partners


Timemanagement: een onmisbare vaardigheid

Timemanagement is actueler dan ooit tevoren. Sinds vele jaren staat de wens om ooit nog eens 'iets' aan timemanagement te doen bij veel Nederlandse managers en werknemers hoog op de prioriteitenlijst. Helaas schort het nogal eens aan voldoende tijd...

De noodzaak om grip op uw tijd te krijgen is de laatste jaren alleen maar toegenomen: minder vaste kaders en meer persoonlijke vrijheden dragen het risico in zich dat we regelmatig vastlopen.

De grens tussen werktijd, privétijd en vrije tijd vervaagt; Het Nieuwe Werken grijpt enorm snel om zich heen. We mogen en moeten zelf de balans tussen werk en privé bewaken. Bij velen lijkt dit niet op het beloofde cadeautje maar eerder op een nachtmerrie.

Waarschuwing:

De laatste tijd verschijnen er veel aanbiedingen voor timemanagement trainingen gebaseerd op de nieuwste digitale technieken en gebruik van social media. De belofte is dat deze technieken ondersteunen om gemakkelijker kennis te delen en samen te werken. Het nut van deze trainingen, die zich vaak afficheren als 'modern-timemanagement' staat voor mij niet ter discussie, maar... er gaat iets heel fundamenteels fout als de techniek de overhand krijgt.

De eerste vraag is: Wat wil je bereiken met je timemanagementsysteem?

Persoonlijke groei, rust in je hoofd, een betere balans tussen werk en privé, versneld carrière maken, een betere projectmanager worden....

Een cursus die teveel aandacht geeft aan de techniek en te weinig aan een fundamentele andere manier van omgaan met de beschikbare tijd bereikt alleen maar korte termijn resultaten, die snel vervliegen.

Timemanagement of Zelfmanagement

De naam timemanagement suggereert dat er iets te managen is aan de tijd en dat het de kunst is om grip te krijgen op iets wat je overkomt. Aan uw beschikbare tijd valt echter niet veel te managen: die tikt rustig door, elke dag precies 24 uur, dag in dag uit. Feit is dat de oorzaak van tijdtekort niet buiten uzelf ligt, maar een gevolg is van de keuzes die u zelf maakt in het omgaan met de beschikbare tijd. Zelfmanagement is dan ook een veel betere term. Dit legt de focus op de insteek van een goede timemanagement cursus: Hoe kom ik van de slachtofferhouding (anderen bepalen hoe ik mijn tijd moet indelen) naar een meer proactieve houding: "Ik kies (in samenspraak met mijn collega's) hoe ik mijn tijd indeel."

Niet beginnen met de hulpmiddelen, tips & trucs.

Cursisten hebben vaak een voorkeur voor lijstjes met slimme tips en trucs, terwijl mijn ervaring is dat er pas wat structureels gebeurt op langere termijn wanneer cursisten beseffen dat ze een aantal fundamentele besluiten moeten nemen over hun manier van met tijd omgaan. Omgaan met tijd is dan een afgeleide van omgaan met grenzen / keuzes in de breedste zin: Welke grenzen wil en kan ik stellen; welke keuzes wil en kan ik maken; hoe stel ik grenzen en hoe bewaak ik ze. En wat doe ik als mensen toch over die grenzen heen gaan?

Het is te vergelijken met mensen die een dieet gaan volgen: mensen die slaafs de dieetschema's volgen en op korte termijn resultaat boeken vallen na verloop van tijd weer terug in hun oude eetgewoonten en de kilo's vliegen er weer aan. Pas als het wilsbesluit gevallen is: 'Ik wil gezonder gaan leven en anders omgaan met mijn eetgewoonten' kan er een blijvend resultaat ontstaan.

Zo ook werkt timemanagement. Pas als u het fundamentele besluit hebt genomen dat u anders met de beschikbare tijd wilt omgaan, kunt u met succes werken aan een verbetering van uw zelfmanagement.

Wilt u zelf of wordt u gestuurd?

Tweede vereiste is dat dit een echt besluit van uzelf is. Zolang u zegt: "Ik moet anders met mijn tijd omgaan, want zo gaat het niet langer", zal er weinig gebeuren. Het woordje 'moet' duidt erop dat het geen eigen wilsbesluit is!

Na het nemen van het wilsbesluit kunt u gaan shoppen en kijken welke hulpmiddelen en tips & trucs beschikbaar zijn.

Hoe te kiezen uit het aanbod van cursussen en workshops?

Basisworkshop

U leert hier de 'evergreens' die iedereen helpen om snel resultaat te boeken; u plukt het laaghangend fruit. Deze investering van een dag / twee dagdelen verdient iedereen binnen één maand terug.

Welke eisen mag u stellen aan een basisworkshop timemanagement?

Er is een enorm aanbod variërend van workshops van slechts één uur tot programma's van wel drie dagen. Om een goede basis te hebben om mee aan de slag te gaan is het advies: kies een workshop van twee dagdelen of één hele dag waar u de basistheorie en de basis tips & trucs leert en ga daarmee aan de slag. Na verloop van tijd kunt u dan evalueren 'of het geholpen heeft' en of u behoefte heeft aan een opfris- of vervolgworkshop.

Minimumprogramma van een basisworkshop:

  • Nulmeting (hoe besteedt u uw tijd nu)?
  • Waar zitten uw tijdvreters / tijdlekken?
  • Wat zou u willen in de toekomst; formulering van timemanagementdoelen
  • Hoe zet u doelen om in actie en resultaat?
  • Grenzen stellen en bewaken / Nee leren zeggen
  • Prioriteiten stellen en daar naar handelen
  • Hoe maak ik een to do lijst die wel werkt?
  • Toepassing timemanagementmatrix in uw eigen werksituatie

Resultaten die u hiervan mag verwachten:

  • U heeft zicht op wat u bereiken wilt met uw timemanagementsysteem
  • Uw productiviteit neemt enorm toe
  • U bent meer in control
  • Er is meer balans en rust in uw leven
  • U kunt gericht op zoek gaan naar technieken die u ondersteunen en die bij u passen

Welke eisen mag u stellen aan een vervolgworkshop timemanagement?

Opfris / Vervolgworkshop

Als u na enige tijd merkt, dat u weer terugvalt in oude patronen en weer in de greep raakt van de waan van de dag, dan biedt een verdieping uitkomst.

Een simpele herhaling is niet zinvol, want het probleem zit vermoedelijk dieper. Naast het opfrissen van de basiscursus is het volgende noodzakelijk: inventariseer door een intakegesprek welke belemmeringen er zijn om de basistechnieken toe te passen. Bijvoorbeeld door vast te stellen wat uw favoriete sabotagetechnieken zijn en wat de achtergrond daarvan is.
Als u bijvoorbeeld een enneagram-typeringstest doet, wordt al snel duidelijk welke drijfveren uw gedrag sturen en waarom een deel van de tips & trucs uit de basiscursus uitstekend werkt en waarom andere tips bij u helemaal niet aanslaan.

Als u zich meer bewust bent van uw 'eigen gebruiksaanwijzing' kunt u ook gerichter gaan werken aan uw eigen timemanagement. Als de collega's ook dit inzicht verwerven kan een 'opschaling' gemaakt worden van individueel timemanagement naar team-timemanagement. Op die manier kan de samenwerking tussen collega's/teams/afdelingen aanzienlijk verbeterd worden.

Conclusie

Iedereen die zichzelf een cursus timemanagement cadeau doet profiteert daarvan de rest van zijn (werkzame) leven.

Bekijk hier de presentatie van Streng Dijkerman & Partners op Millian.nl.