Dé opleidingensite voor hbo en hoger
Gepubliceerd op: 11 november 2008
Auteur:


Hoe schrijft u een heldere brief?

Een heldere brief schrijven is niet eenvoudig. Als u de adviezen uit dit artikel opvolgt, merkt u vanzelf dat uw brieven duidelijker worden. Het resultaat is verbluffend. Lezers bellen niet meer om u om verduidelijking te vragen; doen wat u ze in uw brief vraagt; waarderen de klantgerichtheid van uw organisatie.

De moeite van het proberen waard dus!

Het schrijven van een heldere brief veriest vaak het schrappen van informatie


Het effect

U wilt een brief te schrijven. U hebt daar uw redenen voor. En verwachtingen bij. Stel dat de lezer de envelop openmaakt. Wat wilt u dat er gebeurt? Moet de lezer u gaan bellen? Kan hij de brief na het lezen weggooien? Moet hij een antwoordstrookje invullen? Kortom: wát moet het effect van uw brief zijn? Bij de meeste brieven kunt u kiezen uit drie effecten. U wilt iemand:

  • ergens van op de hoogte brengen (informatief);
  • zijn gedrag beïnvloeden (sturend);
  • zijn attitude beïnvloeden (opiniërend).

Denk na over het effect. Een brief waarmee u iemand wilt overtuigen, schrijft u heel anders dan een brief die instructief is.


Taalniveau

Iedere lezer heeft een taalniveau. Het is belangrijk te weten wat het taalniveau van uw lezer is, voordat u de brief schrijft. Er zijn zes taalniveaus. We zetten ze op een rij.

Laag A1 A2 B1 B2 C1 C2 Hoog

Welke vaardigheden horen er bij ieder taalniveau?

A1: de lezer begrijpt vertrouwde namen, woorden en zeer eenvoudige zinnen.

A2: de lezer begrijpt korte, eenvoudige en persoonlijke brieven.

B1: de lezer begrijpt brieven in eenvoudige spreektaal of in de taal die bij zijn werk past.

B2: de lezer begrijpt artikelen en verslagen over eigentijdse problemen en literair proza.

C1: de lezer begrijpt complexe teksten, specialistische artikelen en technische instructies.

C2: de lezer kan alles lezen.

Belangrijk: overschat uw lezer niet! Ongeveer zestig procent (!) van de Nederlanders komt niet verder dan taalniveau B1. Bij een brief aan één lezer kunt u het taalniveau natuurlijk precies op de lezer afstemmen. Bij een mailing kunt u het beste een gemiddeld taalniveau kiezen: B1.


Kennisniveau

Niet alleen het taalniveau van uw lezer bepaalt hoe goed een lezer een brief begrijpt. Er zijn ook andere factoren. Eén daarvan is het kennisniveau van de lezer. Een lezer die veel over het onderwerp van de brief weet, kunt u een ingewikkelde brief voorleggen. Met meer details en meer jargon.

Daar staat tegenover dat u een leek heel voorzichtig met informatie moet bestoken. Eigenlijk geldt daarvoor: hoe minder hoe beter. U kunt het kennisniveau inschatten door na te gaan hoe vaak de lezer informatie over het onderwerp krijgt. Is dit vaak, regelmatig, zelden of nooit. Op basis van die inschatting bepaalt u de hoogte van het kennisniveau.

Als u een brief schrijft aan een grote groep onbekenden, dan is het belangrijk dat u een gemiddeld kennisniveau als uitgangspunt neemt. Dat betekent dat u bijvoorbeeld alleen jargon gebruikt dat algemeen bekend is. Ook zorgt u er dan voor dat u niet te specifiek bent in uw informatie.


Interesseniveau

Naast het taalniveau en de kennis, is het ook belangrijk te weten of uw lezer wel in het onderwerp is geïnteresseerd. Hoe meer interesse de lezer heeft, hoe meer hij bereid is om tijd en energie in uw brief te steken, hoe meer details u in uw brief kwijt kunt.

Een belangrijk aspect bij het beoordelen van het interesseniveau is de vraag voor wie de brief bedoeld is. Als het een persoonlijke brief is, is de kans op interesse groter dan bij een anonieme mailing. Daarnaast is het onderwerp in combinatie met de doelgroep bepalend. Als u een brief over de indexatie van een pensioen aan een gewone burger stuurt, zal hij daar niet in geïnteresseerd zijn. Als u dezelfde brief naar een pensioenadviseur stuurt, is de interesse hoger.

Het is dus belangrijk een inschatting te maken. In een brief voor een pensioenadviseur kunt u namelijk meer details en jargon kwijt dan in een brief voor een leek. De leek is namelijk niet bereid zich in de materie te verdiepen.


Inhoud

U moet hier heel precies te werk gaan. Belangrijk daarbij is dat u selecteert wat u wel en wat u niet vertelt. U kunt over een onderwerp tientallen dingen zeggen, maar beperk u tot de hoofdlijnen. Dat vereist lef. Het is namelijk veel makkelijker en veiliger om alles te vertellen, dan omwille van de leesbaarheid sommige dingen niet te zeggen. Stel uzelf de volgende vragen:

A. Wat moet de lezer weten?

B. Wat moet ik vertellen? (Van mijn organisatie, van de wet.)

C. Wat wil de lezer weten?

D. Wat wil ik vertellen?

Als u dit op een rijtje heeft, kunt u een selectie maken van de informatie. Als u de informatie duidelijk wilt houden, moet u informatie schrappen. Dan kunt u het beste van onderaf schrappen. Onderdelen B en A kunt u natuurlijk niet schrappen. Afhankelijk van taalniveau, interesseniveau en kennisniveau kunt u besluiten om sommige informatie wel of niet op te nemen.


Het belang

Voor wie is de brief die u schrijft eigenlijk belangrijk? De meeste briefschrijvers nemen aan dat hun brief belangrijk is voor de lezer. Maar is dat wel zo? Worden niet veel brieven geschreven uit eigenbelang? Daarom is het interessant om voor het schrijven de vraag te stellen: wie heeft het grootste belang bij de brief? Is dat:

  • de lezer?
  • de schrijver?
  • de opdrachtgever van de schrijver?
  • de organisatie?

Let op! Als uw brief vooral belangrijk is voor de schrijver, de opdrachtgever of de organisatie wees er dan van bewust dat uw brief een lage attentiewaarde heeft. U zult uw boodschap dan erg eenvoudig en aantrekkelijk moeten verpakken. U kunt zich zelfs afvragen of het sturen van een brief wel effectief is.

Tot slot: een voorbeeld van hoe iets eenvoudigs toch moeilijk wordt...

Een kinderdagverblijf vraagt de gemeente: 'Krijgen wij subsidie voor meubels en speelgoed?'

Een ambtenaar komt tot de conclusie. 'Ja, het dagverblijf krijgt € 59.300 om meubels en speelgoed te kopen. Het dagverblijf moet dan wel 10 nieuwe kinderen kunnen plaatsen. Ook moet zij de nieuwe meubels en het speelgoed meenemen naar de nieuwe vestiging in 'De Weidebuurt'.'

De ambtenaar schrijft de brief zo dat hij denkt dat zijn baas deze goed vindt. 'Als u 10 nieuwe kindplaatsen in uw kinderdagverblijf realiseert, stellen wij ten behoeve van de aanschaf van meubilair en speelleermiddelen uit de rijksbijdrage 'Stimuleringsmaatregelen Kinderopvang' € 59.300 beschikbaar. Hierbij gaan wij ervan uit dat u de aan te schaffen middelen meeneemt naar de nieuwe vestiging in 'De Weidebuurt'.'

De leidinggevende past de brief aan en stuurt deze naar de jurist. 'Onder voorwaarde van de realisatie van 10 nieuwe kindplaatsen in uw kinderdagverblijf, stellen wij ten behoeve van de aanschaf van van meubilair en speelleermiddelen uit de rijksbijdrage 'Stimuleringsmaatregelen Kinderopvang' een maximale investeringsbijdrage ad € 59.300 beschikbaar. Hierbij gaan wij ervan uit dat de aan te schaffen middelen kunnen worden meegenomen naar de nieuwe vestiging in 'De Weidebuurt'.'

De jurist zet de laatste puntjes op de i. 'Onder voorwaarde van de realisatie van 10 nieuwe kindplaatsen in uw kinderdagverblijf 'De Dabbertjes', waardoor de totale capaciteit uit 24 kindplaatsen zal gaan bestaan, stellen wij ten behoeve van de aanschaf van meubilair en speelleermiddelen uit de rijksbijdrage 'Stimuleringsmaatregelen Kinderopvang' een maximale investeringsbijdrage ad € 59.300 beschikbaar. Hierbij gaan wij ervan uit dat de aan te schaffen middelen kunnen worden meegenomen naar de nieuwe vestiging in 'De Weidebuurt'.'

De directeur van het kinderdagverblijf moet de brief drie keer lezen voordat hij hem begrijpt.

Bekijk hier de presentatie van Loo van Eck Communicatie op Millian.nl.