Dé opleidingensite voor hbo en hoger
Gepubliceerd op: 17 mei 2006
Auteur:
Functie: productmanager Office Productivity
Organisatie: Compu’Train


Electronic Learning Performance System: informeel leren op de werkplek

"In een verhaal over Einstein vraagt een verslaggever hem om zijn telefoonnummer. 'Natuurlijk', antwoordt Einstein. Hij pakt het telefoonboek, zoekt het nummer op, schrijft het op een papiertje en geeft het aan de verslaggever. Stomverbaasd reageert die: 'U wordt gezien als de slimste man van de wereld en u kunt uw eigen telefoonnummer niet onthouden?' Einstein antwoordt: 'Waarom zou ik iets onthouden waarvan ik weet waar ik het kan vinden?"

Een vrouw praat over EPSS

Deze uitspraak van Einstein wordt in een onderzoek van Allison Rosset en Erica Mohr naar Performance Support Tools gebruikt om aan te geven wat verstaan wordt onder een performance support system. Einstein was een van de eerste gebruikers van een performance support systeem.


Wat is een Electronic Performance Support Systeem (EPSS)?

In het Nederlands wordt een EPSS ook wel leerhelpsysteem genoemd: het is een helpsysteem dat tegelijk functioneert als leersysteem. Performance support kreeg in 1991 een belangrijke impuls met het verschijnen van Gloria Gery's boek 'Electronic Performance Support Systems'. Zij omschrijft een EPSS daarin als een elektronische omgeving die permanent beschikbaar en gemakkelijk toegankelijk is en die ervoor zorgt dat werknemers hun taken kunnen uitvoeren, zonder dat daarbij (uitvoerige) ondersteuning van anderen nodig is.


Is een EPSS hetzelfde als een online help?

Een EPSS wordt nog wel eens verward met online help. Maar online help ondersteunt over het algemeen de medewerker alleen maar bij het werken met geautomatiseerde systemen, terwijl een performance support systeem de medewerkers ondersteunt bij het uitvoeren van hun taken. Volgens Roberta A. Rupel, schrijfster van het boek 'Learning from EPSS', is het gebruiken van software door medewerkers geen doel op zich. Zij willen met die software taken uitvoeren. De meeste online help is geschreven om het gebruik van software en niet de taken te ondersteunen. Doordat de informatie vanuit online help de medewerker vaak niet verder helpt, wordt deze mogelijkheid niet geraadpleegd. "Medewerkers moeten door een brij aan informatie, in de hoop dat ze vinden wat hen helpt met de taak waarmee ze bezig zijn", aldus Rupel.

Een EPSS gaat juist uit van de performance van de medewerker. De processen en taken van de medewerker en de ondersteunende systemen staan daarbij centraal.


EPSS en informeel leren

Een EPSS biedt dus directe ondersteuning op de werkplek, zodanig dat de medewerker er - bewust of onbewust - van leert. De uitkomsten van een door Wim Heine, Sara Lee / DE en Atos KPMG Consulting in 2002 gehouden onderzoek bij Sara Lee / DE onderstrepen het belang van deze aanpak. Aan de werknemers werd gevraagd op welke manier zij leren. De uitkomst is weergegeven in onderstaande grafiek.

EPSS & Leeractiviteiten en relatief belang bij Sara Lee / DE (Wim Heine / Atos Consulting)

Onderschrift: Leeractiviteiten en relatief belang bij Sara Lee / DE (Wim Heine / Atos Consulting)

Wat opvalt, is het grote aandeel van leeractiviteiten waarbij het initiatief bij de werknemer ligt. Bijna 80% van het leren valt binnen de categorieën 'spontaan leren tijdens het werk', 'netwerken met collega's' en 'raadplegen van manuals en instructiemateriaal'. Die bijna 80% van het leren - zoals bij Sara Lee - wordt het informele leren genoemd. Het is leren waarbij de planning, sturing en controle voor het grootste gedeelte bij de lerende(n) berusten. Dit in tegenstelling tot het formele leren, waarbij de organisatie de hoofdverantwoordelijke is voor de planning, sturing en / of controle van het leren. Het informele leren valt amper te plannen en te sturen, maar een organisatie kan het informele leren wel ondersteunen. En dat is precies wat een EPSS doet.


EPSS versus e-learning

Ook e-learning wordt elektronisch aangeboden, net als een EPSS. Het voordeel van een EPSS is dat er heel fijnmazig gezocht kan worden binnen de content. Hierdoor kan de eindgebruiker van een EPSS snel weer aan de slag. Bij e-learningoplossingen worden er vaak grotere leereenheden aangeboden waardoor het meer tijd kost voordat de opgedane kennis toegepast kan worden.

E-learning is daarom een formelere leervorm, omdat er minder sturing en controle is vanuit de gebruiker. Zowel e-learning als klassikaal leren zijn leervormen die voorwaardelijk zijn voor het goed gebruik van applicaties, terwijl een EPSS een goede aanvulling is voor ondersteuning, verruimen en bijhouden van kennis.


Een veranderde kijk op leren

De opkomst van electronic performance support systemen sluit aan bij een veranderende kijk op leren. Zoals het eerder aangehaalde onderzoek bij Sara Lee laat zien speelt het informele leren, waar een EPSS op inspeelt, een grote rol bij het gehele leerproces. Daarnaast sluit een EPSS aan bij de manier waarop werknemers het liefst leren: door te werken en door te doen. Die voorkeur blijkt ook uit een onderzoek van de hoogleraar Stephenson van de Universiteit van de Middlesex University in Londen. Die constatering is niet nieuw. Een bekend gezegde is: 'Ik begrijp wat ik heb gehoord, ik onthoud wat ik heb gezien, ik beheers wat ik heb gedaan'. Dat is niet zo maar een volkswijsheid, het gezegde stoelt op onderzoek naar de manier van leren die het beste resultaat oplevert.


Actualiteit, uniformiteit en beschikbaarheid

Actualiteit en uniformiteit van de beschikbare informatie zijn belangrijk inhoudelijke en organisatorische voordelen van een EPSS. Omdat de gegevens centraal zijn opgeslagen en centraal worden onderhouden, heeft iedereen altijd de meest actuele informatie en ondersteuning ter beschikking. Dat voorkomt dat medewerkers achterhaalde handboeken of cd-rom's raadplegen en voorkomt daarmee dat verkeerde processen of procedures worden uitgevoerd.


Ondersteuning van een EPSS

Een EPSS is een goede aanvulling op bijvoorbeeld klassikale trainingen en ter ondersteuning bij softwaremigraties. De ondersteuning van een EPSS kan bestaan uit werkinstructies voor uitleg en advies over het uitvoeren van de taak, trainings-, opleidings- en / of leermateriaal (web-, computer- of paper-based) en eventueel aanvullend en / of verdiepingsmateriaal. Een EPSS voorziet de medewerker van informatie, adviezen en op maat gesneden korte trainingsinterventies. Door formeel leren, zoals e-learning en klassikale trainingen te combineren met informeel leren door middel van een EPSS wordt een medewerker optimaal ondersteund bij het uitvoeren van zijn of haar taken. En dit heeft uiteindelijk weer zijn weerslag op de mate van efficiënt werken en de productiviteit van een medewerker.

Bekijk hier de presentatie van Compu'Train op Millian.nl.