Dé opleidingensite voor hbo en hoger
Gepubliceerd op: 22 februari 2013
Auteur:
Organisatie: Streng Dijkerman & Partners


3 Successtrategieën voor middle managers

Organisatiestructuren worden steeds complexer en sterke middle managers (operationele managers) blijven daardoor onmisbaar om de doelstellingen van organisaties te bereiken.

Een middle manager die er in slaagt "zichtbaar' te worden en overeind te blijven onder de vaak tegenstrijdige verwachtingen die men van hem heeft, is een serieuze kandidaat voor promotie; keurig "op de winkel passen" is onvoldoende. Zorg er dus voor dat je je functie op een originele en effectieve manier invult. Zoek een werkbare oplossing voor de spagaat tussen steeds meer verantwoordelijkheden en vaak onvoldoende steun van bovenaf.

Een bewezen succesvol plan van aanpak bestaat uit 3 stappen:

  1. Zorg dat de basisvaardigheden op orde zijn.
  2. Ontwikkel je leiderschapsvaardig-heden.
  3. Ontwikkel je coachingsvaardigheden.

Stap 1. De basisvaardigheden op orde?

Traditioneel besteden middle managers hun tijd als volgt:

  • 75-85% Leidinggeven en operationeel management.
  • 5-10% Leiderschapsvaardighe-den ontwikkelen én tonen.
  • 10-15% Coachend Leiding-geven en medewerkers coachen.

Er kan geen enkel misverstand over bestaan: coördineren/leidinggeven van een team/afdeling/project is de voornaamste taak van middle managers. Als zij op termijn effectief willen blijven, zullen zij de tijd die zij aan leiderschaps- en coachingsvaardigheden besteden echter aanzienlijk moeten uitbreiden. Dit kan alleen als je de basisvaardigheden onder de knie hebt zodat er tijd vrij komt.

Essentiële vaardigheden voor middle managers

  • Je beheerst meerdere stijlen van leidinggeven, o.a. bij het vertalen van de organisatiedoelstellingen naar team- en individuele doelstellingen.
  • Je "runt" de dagelijkse operatie.
  • Je weet wat je moet/kunt delegeren en wat je zelf moet doen.
  • Timemanagement: je stelt prioriteiten en maakt keuzes.
  • Je weet wat de prioriteiten van je manager zijn en bent een betrouwbare bron van informatie voor hem zodat hij weet wat er speelt.
  • Je weet wat er bij je medewerkers leeft en daagt hen uit met ideeën te komen.
  • Communicatie in de breedste zin o.a. complimenten én feedback geven; doorvragen bij onduidelijkheden; invloed uitoefenen waar nodig; informeren van medewerkers over komende veranderingen; conflicthantering; voeren functioneringsgesprekken.Je zorgt dat klanten (zowel interne als externe) tevreden zijn.

Wordt de spil van je organisatie

Uitgangspunt om bovenstaande taken goed te verrichten, is dat je niet slaafs doet wat je medewerkers vragen/eisen én dat je niet slaafs doet wat je manager vraagt/eist. Naarmate je meer ervaren en steviger wordt, komt er in toenemende mate ruimte voor een eigen mening die je naar beide kanten ook uitdraagt: Je zegt wat je doet en je doet wat je zegt.

Stap 2 : Een goede middlemanager is niet vanzelf een goede leider

Middle managers die hun leiderschapsvaardigheden verder ontwikkelen worden medebepaler van de strategie. Daardoor word je door zowel het hoger management als je medewerkers hoger gewaardeerd. Dit zorgt dat je zelf ook meer voldoening uit je werk haalt.

Wat heeft een middle manager nodig om de stap naar leiderschap te zetten?

De stap maken van leidinggevende naar leiderschap vereist het afscheid nemen van een aantal zekerheden. Een voorbeeld: vermoedelijk heb je veel voldoening beleefd aan het zelf halen van deadlines en dingen voor elkaar krijgen. In je nieuwe rol zul je veel meer met lange termijn zaken bezig zijn en ruimte geven zodat je medewerkers kunnen scoren.
In je nieuwe rol zul je nog meer moeten delegeren en richting geven en je minder met de dagelijkse gang van zaken bezig houden. De focus ligt veel nadrukkelijker op mensen dan op de planning van de dagelijkse operatie. Minder micromanagement en meer sturen op het grotere plaatje.

Wat is het verschil tussen leidinggeven en leiderschap?

Leidinggeven Leiderschap
Plannen, organiseren, controleren Inspireren, motiveren van mensen
Blinde vlek voor eigen rigiditeit Reflectie, voorbeeldgedrag en zelf veranderen
Willen stevig overkomen Durven zich kwetsbaar opstellen
Zijn bij uitstek controleurs Geen angst om zaken los te laten
Overleven van dag tot dag Hebben lange termijn doelen en strategieën

Tips om je leiderschap te verbeteren

  • Kies een mentor of coach, met wie je vrijuit kunt bijpraten over de weg die je aan het afleggen bent.
  • Reserveer elke week tijd (minstens een halve dag) voor leiderschaps-activiteiten zodat je niet 100% opgeslokt wordt door de dagelijkse gang van zaken.
  • Stap in een project dat afdelingsoverstijgend en toekomstgericht is.
  • Neem initiatieven tot gesprekken met hoger geplaatste managers in je organisatie en leer hiervan hoe zij denken en prioriteiten stellen.
  • Verdiep je in de organisatiestrategie en vertaal die naar concrete doelen voor jou, je afdeling en je medewerkers.
  • Zorg ervoor dat medewerkers die daar interesse in hebben mee kunnen groeien door hen te coachen en bij de besluitvorming te betrekken.
  • Zorg dat zowel het hoger management als je medewerkers niet om je heen kunnen omdat je een betrouwbare bron van informatie voor hen bent.
  • Stuur op hoofdlijnen en durf meer te delegeren; denk nog maar eens terug aan de tijd dat jouw leidinggevende in toenemende mate dingen aan je overliet.

Stap 3: Een goede middlemanager is niet vanzelf een goede coach

Managers die hun coachingsvaardigheden verder ontwikkelen komen in hun organisatie al snel bekend te staan als echte people managers. En dat is de essentie om ook in de toekomst als manager succesvol te zijn.

Coachend leidinggeven is er op gericht dat medewerkers zichzelf ontwikkelen waarbij de centrale boodschap is: stuur jezelf en neem verantwoordelijkheid.
Daarbij geldt dat dit in het belang dient te zijn van zowel de organisatie (effectiever functioneren in een rol/functie en verbetering van doorgroeimogelijkheden) als de medewerker (persoonlijke ontwikkeling).

Veel middle managers vinden de menskant van leidinggeven lastig. People management is essentieel, maar hoe doe je dat? Veel managers zijn op zoek naar ondersteuning bij het aanleren van de softe vaardigheden die je naast je vakkennis ook moet beheersen om succesvol te zijn.

Managers zijn op hun positie gekomen omdat ze opvallend goed waren in hun vak en zijn doorgegroeid via teamcoördinator naar leidinggevende. Mensen aansturen vereist echter andere vaardigheden en gedrag dan vakinhoudelijk uitblinken.

Wat heeft een middle manager nodig om de stap naar coachend leidinggeven te zetten?

Meer delegeren, loslaten, geduldig communiceren en vooral mensen dingen zelf laten ontdekken zijn vaardigheden die je niet in één keer onder de knie hebt. Coachend leidinggeven vereist moed, doorzettingsvermogen en zelfvertrouwen.
Je dient onder andere de essentiële communicatieve vaardigheden zoals luisteren, een gesprek voeren, conflicthantering, onderhandelen, beïnvloeden van mensen met verschillende leerstijlen en omgaan met moeilijke mensen te verbeteren. Hieronder een aantal voorbeelden:

  • Je oordeel uitstellen in plaats van direct je mening te geven.
  • Geduldig een effectieve omweg volgen waarbij de gecoachte zelf dingen ontdekt in zijn eigen tempo in plaats van dat jij op zoek gaat naar wat er fout is gegaan.
  • Omgaan met mensen die bij feedback onmiddellijk in de verdediging schieten.
  • Meer vragen stellen en minder antwoorden geven.

Tips om verder te groeien in je rol als coachende manager

  • Neem een coach; je leert er van hoe een ervaren coach met jou werkt en ontwikkelt je eigen vaardigheden.
  • Als je een nieuwe vaardigheid wilt inzetten; plan dan de benodigde voorbereidingstijd.
  • Train je medewerkers in het geven en ontvangen van feedback en laat hen zien hoe jij dat zelf doet.
  • Coaching kan in sessies op afspraak geschieden, maar benut ook de dagelijkse kansen om coachend bezig te zijn.
  • Houd je successen en leermomenten bij in een dagboekje en kijk of je patronen kunt ontdekken.
  • Maak met je direct leidinggevende afspraken over de doelen die je met coaching wil bereiken en vraag zijn feedback.

Als je bovenstaande vaardigheden verder wil ontwikkelen, kijk dan eens naar een workshop of training. Je leert daar door concrete oefeningen, praktijk adviezen en persoonlijke feedback hoe jij in de dagelijkse praktijk met de bovenstaande zaken aan de slag kunt.