Dé opleidingensite voor hbo en hoger
Gepubliceerd op: 11 november 2013
Auteur:
Functie: Directeur
Organisatie: Loo van Eck


Presenteren is compenseren

Presenteren is compenseren: facetten van een presentatie die van mindere kwaliteit zijn, kunnen gecompenseerd worden door andere.

Presenteren. Iedereen begint ermee op de basisschool. 'Ik doe mijn spreekbeurt over onze hond Boris.' Wie kan het zich niet herinneren?

Later blijven die ellendige spreekbeurten voorkomen. En het grappige is dat bijna iedereen het verafschuwt: spreken voor een groep. Doodeng! Toch blijft het terugkeren. De speech, de presentatie, de instructie-bijeenkomst. Op je werk, tijdens een feestelijk diner, op het jubileum van de sportclub. En bijna niemand raakt er echt aan gewend.

In de afgelopen 15 jaar heb ik veel mensen geholpen bij het verbeteren van hun presentatietechniek. In al die tijd ontwikkel je een duidelijke visie op hoe je beter leert presenteren. In dit artikel vertel ik wat die visie inhoudt.

Een visie op presenteren

De belangrijkste speerpunten in deze visie kan ik samenvatten in drie stellingen.

  1. Een goede presentatie is informatief, overtuigend en amusant.
  2. Leren presenteren is vooral leren compenseren.
  3. Het succes van een presentatie ligt voor 80% in de voorbereiding.

Ik loop deze stellingen langs.

1. Een goede presentatie is informatief, overtuigend en amusant

Iedere presentatie moet deze drie belangrijke elementen in zich hebben. Iedere presentatie? Ja, iedere presentatie! Alleen kan het accent per presentatie wel anders liggen. Zo ligt bij een instructie over de werking van een nieuw softwareprogramma de nadruk weliswaar op informeren, maar als de presentator er niet in slaagt om ook te overtuigen en te amuseren, haakt het publiek toch af.

En natuurlijk ligt bij een verkooppresentatie de nadruk meer op overtuigen en bij een speech voor een bruidspaar meer op amuseren. Maar - zoals gezegd - de andere elementen moeten er ook inzitten. De vraag is: hoe krijg je deze drie elementen in je presentatie? Daarvoor is het belangrijk iets meer te vertellen over mijn tweede stelling.

2. Leren presenteren is vooral leren compenseren

Laat ik heel eerlijk zijn: niet iedereen kan een toppresentator worden. Maar… iedereen kan wel zijn presentatietechniek verbeteren. Vroeger had ik een geschiedenisdocent, de heer Dijkema. Iedereen hing aan zijn lippen als hij de lesstof besprak.

Jaren later verdiepte ik me in presentatietechnieken. Wat viel me op? Dat er vooral veel onzinnige regels over presenteren bestaan. Dat je niet met je rug naar het publiek mag staan… Dat je niet met je handen in je zakken mag presenteren… Dat je de ruimte moet gebruiken…

Ik moest terugdenken aan de heer Dijkema. Hij hing altijd onderuitgezakt in zijn stoel. Zijn voeten op tafel. Met zijn rechterhand speelde hij nonchalant met het koordje van de luxaflex achter hem. Hij was onaantrekkelijk om naar te kijken.

Toch hingen wij aan zijn lippen. Ik kon dat niet rijmen met de theorieën over presentatietechnieken. Totdat ik bedacht dat Dijkema alle regels die hij schond, ruimschoots compenseerde met de boeiende inhoud van zijn verhaal, de heldere opbouw van zijn betoog, zijn levendige intonatie en het gebruik van talloze anekdotes.

Dat zette me aan het denken. En het resulteerde in een visie op leren presenteren. Ik noem dat de compensatietheorie. Deze compensatietheorie vindt gestalte in de matrix hieronder.

Middelen Informeren Overtuigen Amuseren
Techniek Stem
  • Volume
  • Articulatie
  • Tempo
  • Taalgebruik
  • Intonatie
Houding
  • Oogcontact
  • Uiterlijk
  • Bewegen door de ruimte
Interactie
  • Vragen beantwoorden
  • Samenvatten
  • Omgaan met bezwaren
  • Gevoelsreflectie
  • Vragen stellen
Omgeving Media
  • Maken van sheets
  • Werken met media
  • Professionele vormgeving
  • Illustraties
Ruimte
  • Indelen van de ruimte
-
  • Gebruik van de ruimte
Verhaal Inleiding
  • Doel
  • Inhoud
  • Structuur
  • Voorstellen
  • Luistermotief
  • Approach
Kern
  • Hoofdstukindeling
  • Structuurmodel
  • Backing
  • Overgangen
Slot
  • Terugkijken
  • Samenvatten
  • Vooruitkijken
  • Conclusie geven
  • Uitsmijter

Matrix compensatietheorie

Wat je ziet, is een matrix met op de horizontale as de drie eisen die ik stel aan een presentatie: informeren, overtuigen, amuseren. Op de verticale as zie je alle middelen die je hebt om een presentatie vorm te geven: stem, houding, interactie, media, ruimte, inleiding, kern en slot.

Deze middelen heb ik een plek gegeven onder een van de eisen. Zo zie je bijvoorbeeld dat het 'volume' van je stem direct invloed heeft op de informatiewaarde van een presentatie. Dat is ook logisch, want als je te zacht spreekt, wordt jouw presentatie minder duidelijk. Ook zie je bijvoorbeeld dat het 'bewegen door de ruimte' invloed heeft op de amusementswaarde. Het idee hierachter is dat bewegen door een ruimte je presentatie minder statisch maakt en dus minder saai. Pas ik deze matrix toe op mijn geschiedenisleraar, dan zie ik dat hij bijzonder slecht scoorde op het onderdeel 'bewegen door de ruimte'. Daarmee verlaagde hij de amusementswaarde van zijn presentatie enorm. Dat compenseerde hij echter omdat hij veel gebruikmaakte van anekdotes ('approaches') en omdat hij een erg levendige 'intonatie' had. Hierdoor amuseerde zijn presentatie toch zeer. Zo zie je dat je binnen een kolom met het ene middel het andere middel kunt compenseren.

Waarom is dit belangrijk om te weten?

Toen ik net begon met het geven van presentatietrainingen probeerde ik mijn cursisten alles goed te laten doen. Maar al snel kwam ik erachter dat dit niet lukte. Een cursist met een erg monotone stem had na afloop van de training nog steeds een monotone stem. Toch lukte het hem wel om een boeiende presentatie te geven. Dat kwam omdat hij op andere onderdelen juist aan amusementswaarde had gewonnen. Op die manier ontdekte ik de kracht van de compensatie.

3. Het succes van een presentatie ligt voor 80% in de voorbereiding

De angst van veel mensen voor presenteren richt zich vooral op het moment dat ze voor de groep staan. Het is echter een geruststellende gedachte dat je dat moment succesvol kunt maken, zolang je jezelf maar goed voorbereidt. Als we kijken naar de middelen in de matrix zien we dat de meeste middelen vooraf te beïnvloeden zijn. Het enige wat je op het moment zelf nog kunt beïnvloeden, zijn je stem en houding. De rest is voor te bereiden.

Zelfs de interactie met het publiek kun je vooraf beïnvloeden. Denk bijvoorbeeld aan het vooraf instrueren van mensen in het publiek om tijdens de presentatie vragen te stellen.

Een praktijkvoorbeeld

Graag geef ik een voorbeeld uit mijn praktijk. Daarbij zet ik één van de grootste fouten die beginnende presentatoren maken centraal. Door deze fout te voorkomen, kun je al in de voorbereiding je presentatie informatiever, overtuigender en amusanter maken. Voor dit voorbeeld stel ik je graag voor aan Peter van Zon. Hij is beleidsmedewerker bij een pensioenfonds. Peter geeft al jaren presentaties over pensioenreglementen. Bij elke organisatie waar hij zijn pensioenvoorzieningen verkoopt, komt hij langs om aan de werknemers uit te leggen hoe de pensioenregeling werkt. Omdat de pensioenregeling al jaren hetzelfde is, vertelt Peter ook al jaren hetzelfde verhaal. Sterker nog, hij kan zijn Powerpoint-presentatie uit 2003 nog steeds gebruiken.

Geloof me, Peter is geen uitzondering.

Ondanks de ervaring die Peter heeft, worden zijn presentaties slecht beoordeeld. 'Geen wonder,' denkt hij. 'Want pensioen is een saai onderwerp.'

Peter heeft zich erbij neergelegd, totdat hij deelneemt aan een presentatietraining. En toen ontdekte hij wat hij al jaren verkeerd deed: hij stemde zijn presentatie niet op zijn publiek af. Peter leerde dat hij het luistermotief van zijn publiek centraal moest stellen in plaats van zijn eigen onderwerp. Met andere woorden: hij begreep dat hij voortaan een verhaal moest vertellen dat het publiek wilde horen in plaats van een verhaal dat hij wilde vertellen.

Zo zag hij in dat medewerkers van een bouwbedrijf een totaal ander luistermotief hebben dan de partners van een advocatenkantoor. De eerste groep wil juist weten wat er gebeurt als ze arbeidsongeschikt wordt. De tweede groep wil vooral weten hoe hun premie zo laag mogelijk kan blijven. Na jaren begreep Peter dat hij bij het bouwbedrijf een presentatie moest houden over het onderwerp 'Krijg ik nog geld als ik van een steiger val?' en bij de advocaten 'Kunnen wij de overheadkosten van ons kantoor zo laag mogelijk houden?' De onderwerpen van de presentatie zagen er eerst voor beide doelgroepen zo uit:

Onderwerp: uw pensioenregeling

  • De regeling
  • De invloed van de AOW
  • Bijsparen
  • Partnerpensioen
  • Verevening
  • Met pensioen
  • Scheiden
  • Overlijden

Nu zagen de presentaties er zo uit:

Medewerkers bouwbedrijf

  • Onderwerp: 'Krijg ik nog geld als ik van een steiger val?'
  • Wat gebeurt er als ik van de steiger val?
  • Wat krijg ik?
  • Hoe kan ik meer krijgen?
  • Wat krijgt mijn vrouw als ik overlijd?
  • Kan ik stoppen voordat mijn rug versleten is?

Partners advocatenkantoor

  • Onderwerp: 'Kunnen wij de overheadkosten van ons kantoor zo laag mogelijk houden?'
  • Hoe houden we de kosten zo laag mogelijk?
  • Hoe maken we van pensioen een goede secundaire arbeidsvoorwaarde?
  • Wat gebeurt er als er een van onze partners overlijdt?
  • Wat gebeurt er als een van onze partners uit de maatschap stapt?

Door per doelgroep een ander onderwerp te kiezen, veranderde de totale presentatie van Peter. En daarmee nam de waardering enorm toe.

Het voorbeeld van Peter laat zien hoe je het succes van een presentatie voor een deel vooraf kunt bepalen. En dan gaat het alleen nog maar over de keuze van het onderwerp. Ook de opbouw van de presentatie, de onderbouwing, de keuze voor anekdotes, voorbeelden, audiovisuele middelen en de inrichting van de ruimte kun je vooraf beïnvloeden.

Uiteindelijk kun je door een goede voorbereiding een presentatie op voorhand al zo succesvol maken, het enige wat je zelf nog hoeft te doen, is voor het publiek te gaan staan.

Succes!

Bekijk hier de presentatie van Loo van Eck Communicatie op Millian.nl.